Informativa sulla Privacy

Raccogliamo le seguenti categorie di informazioni:

Informazioni dell’account e del profilo

Quando viene creato un account per l’utente (da parte dell’utente stesso o del suo datore di lavoro), raccogliamo il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono, la password (memorizzata in forma cifrata dal nostro fornitore di servizi di autenticazione), il ruolo (lavoratore, manager o amministratore) e una foto del profilo facoltativa. Qualora l’utente acceda tramite Google o Apple, riceviamo il nome e l’indirizzo email da tale fornitore (e, da Google, l’immagine del profilo). Qualora l’utente utilizzi Sign in with Apple e scelga di nascondere il proprio indirizzo email, Apple ci fornisce un indirizzo email di inoltro privato anziché quello reale.

Informazioni sul datore di lavoro e sull’organizzazione

Nome e dati dell’azienda, assegnazioni a filiali e reparti, orari dei turni, zone di lavoro, mansione e team o manager a cui l’utente fa riferimento.

Dati di localizzazione

Previo consenso dell’utente, raccogliamo la posizione GPS precisa del suo dispositivo nei momenti in cui l’utente registra l’entrata, l’uscita e l’inizio o la fine di una pausa e — laddove il datore di lavoro abbia attivato le funzionalità di presenza in tempo reale — durante un turno attivo. La posizione è utilizzata per verificare che gli eventi di presenza avvengano all’interno di una zona di lavoro assegnata (geofencing) e, per i manager e gli amministratori autorizzati, per mostrare su una mappa in tempo reale i membri del team che hanno registrato l’entrata. Per maggiori dettagli e per le modalità di disattivazione, si veda la sezione “Dati di localizzazione” di seguito.

Dati di presenza e di lavoro

Orari di entrata/uscita, registrazioni delle pause, ore lavorative complessive, richieste di ferie e permessi, attività assegnate all’utente o da esso create nonché il relativo stato e avanzamento, e informazioni relative alle buste paga quali le ore lavorate e i dati retributivi che il datore di lavoro registra nell’applicazione.

Messaggi

Contenuto dei messaggi di chat inviati e ricevuti dai colleghi tramite la funzionalità di messaggistica interna all’applicazione.

Dati del dispositivo e delle notifiche push

Modello del dispositivo e sistema operativo, versione dell’applicazione, preferenza linguistica, stato della connessione di rete e un token per le notifiche push (tramite Firebase Cloud Messaging) affinché sia possibile recapitare le notifiche al dispositivo dell’utente.

Dati di utilizzo e di registro

Registri tecnici di base relativi alle modalità di accesso e di utilizzo del Servizio, che ci consentono di mantenerlo sicuro e affidabile.

Utilizziamo le informazioni sopra descritte per:

• Fornire il rilevamento delle presenze e degli orari, inclusa la registrazione dell’entrata/uscita e la gestione delle pause.
• Verificare che gli eventi di presenza avvengano all’interno delle zone di lavoro assegnate e prevenire registrazioni inesatte o fraudolente.
• Consentire l’assegnazione e il monitoraggio delle attività nonché la collaborazione tra i membri del team.
• Gestire la messaggistica interna all’applicazione tra i membri della sua organizzazione.
• Gestire le richieste di ferie, la rendicontazione delle ore lavorative e le informazioni relative alle buste paga per il suo datore di lavoro.
• Fornire a manager e amministratori analisi delle presenze, report e una visualizzazione in tempo reale dei membri del team in servizio.
• Inviarle notifiche pertinenti al suo lavoro (ad es. promemoria dei turni, aggiornamenti delle attività, approvazioni).
• Autenticarla, proteggere il suo account e fornire assistenza clienti.
• Gestire l’abbonamento della sua organizzazione e adempiere ai nostri obblighi di legge.

Qualora l’utente si trovi nello Spazio Economico Europeo o nel Regno Unito, ci basiamo sulle seguenti basi giuridiche: esecuzione di un contratto (per fornire il Servizio all’utente e al suo datore di lavoro); legittimi interessi (per proteggere, mantenere e migliorare il Servizio); consenso (per l’accesso alla posizione precisa e per le notifiche push, che l’utente può revocare in qualsiasi momento nelle impostazioni del proprio dispositivo); e obbligo di legge (laddove la normativa ci imponga di conservare o divulgare i dati). Laddove OrkaWork agisca in qualità di responsabile del trattamento per conto del datore di lavoro, quest’ultimo è responsabile della base giuridica del proprio trattamento.

La posizione è centrale ai fini della verifica delle presenze, pertanto desideriamo fornire chiarimenti in merito:

• Accediamo alla posizione solo dopo che l’utente ha concesso l’autorizzazione tramite il sistema operativo del proprio dispositivo.
• La posizione precisa viene rilevata in occasione degli eventi di presenza (entrata, uscita, inizio/fine pausa) e, laddove il datore di lavoro abbia attivato la presenza in tempo reale, durante un turno attivo.
• La posizione è utilizzata per confermare che l’utente si trovi all’interno di una zona di lavoro assegnata e per mostrare il personale in servizio ai manager autorizzati su una mappa in tempo reale — non è utilizzata a fini pubblicitari e non viene mai venduta.
• L’utente può disattivare l’accesso alla posizione in qualsiasi momento nelle impostazioni del proprio dispositivo. Tale operazione potrebbe impedirgli di registrare l’entrata o di utilizzare le funzionalità dipendenti dalla posizione, e il datore di lavoro potrebbe richiederla come condizione per il rilevamento delle presenze.

Non vendiamo i dati personali dell’utente. Li condividiamo esclusivamente come segue:

Con il suo datore di lavoro / organizzazione

OrkaWork è un prodotto pensato per il lavoro di squadra. Le registrazioni delle presenze, le ore lavorative, la posizione in occasione degli eventi di presenza, le attività, le richieste di ferie, i dati delle buste paga e i messaggi sono visibili agli amministratori e ai manager autorizzati all’interno della sua organizzazione, in base al loro ruolo e alle rispettive autorizzazioni.

Con i fornitori di servizi

Ci avvaliamo di fornitori di infrastrutture affidabili per la gestione del Servizio. Essi trattano i dati esclusivamente sulla base delle nostre istruzioni:

• Amazon Web Services (AWS) — hosting cloud, autenticazione (Amazon Cognito), database, archiviazione file (Amazon S3) e recapito email. I dati sono archiviati sull’infrastruttura AWS.
• Google Firebase Cloud Messaging — recapito delle notifiche push al dispositivo dell’utente.
• Google Sign-In e Sign in with Apple — autenticazione facoltativa qualora l’utente scelga di accedere tramite Google o Apple.

Per motivi legali

Potremmo divulgare informazioni se richiesto dalla legge, da regolamenti, da procedimenti giudiziari o da richieste governative, ovvero per tutelare i diritti, la sicurezza e il patrimonio di OrkaWork, dei nostri utenti o del pubblico.

Trasferimenti aziendali

Qualora OrkaWork sia coinvolta in una fusione, acquisizione o cessione di attività, le informazioni dell’utente potrebbero essere trasferite nell’ambito di tale operazione. Provvederemo a notificare all’utente qualsiasi cambiamento nella titolarità o nell’utilizzo dei suoi dati personali.

Conserviamo i dati personali per tutto il tempo in cui l’account dell’utente è attivo e per quanto necessario a fornire il Servizio alla sua organizzazione. Le registrazioni relative alle presenze, alle buste paga e alle ore lavorative possono essere conservate più a lungo laddove ciò sia richiesto dal datore di lavoro o dalla normativa applicabile. Quando i dati non sono più necessari, provvediamo a cancellarli o ad anonimizzarli. Poiché il datore di lavoro controlla i dati del proprio account, la conservazione dei dati di lavoro dell’utente è determinata principalmente dalle politiche del datore di lavoro stesso.

Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati dell’utente, tra cui la cifratura durante la trasmissione, i controlli degli accessi e un’infrastruttura cloud gestita. Nessun metodo di trasmissione o archiviazione è completamente sicuro, pertanto non possiamo garantire una sicurezza assoluta, ma ci impegniamo a proteggere le informazioni dell’utente e a porre tempestivamente rimedio alle vulnerabilità.

A seconda del luogo di residenza, l’utente può avere il diritto di accedere ai propri dati personali, di rettificarli, cancellarli o esportarli, di opporsi a determinati trattamenti o di limitarli, e di revocare il consenso. Poiché di norma il datore di lavoro controlla i dati di lavoro dell’utente, si prega di rivolgere tali richieste in primo luogo alla propria organizzazione; l’utente può inoltre contattarci all’indirizzo info@orkawork.com e provvederemo ad assisterlo nell’instradare o nell’evadere la sua richiesta. L’utente ha il diritto di proporre reclamo alla propria autorità locale di protezione dei dati.

Residenti in California (CCPA/CPRA)

Non vendiamo né condividiamo le informazioni personali dell’utente ai fini della pubblicità comportamentale intercontestuale. I residenti in California possono richiedere l’accesso alle proprie informazioni personali o la loro cancellazione e non saranno oggetto di discriminazione per l’esercizio di tali diritti.

L’utente può richiedere la cancellazione del proprio account e dei dati personali associati contattandoci all’indirizzo info@orkawork.com oppure rivolgendosi all’amministratore della propria organizzazione. Alcuni dati potrebbero essere conservati laddove richiesto per finalità legali, di gestione delle buste paga o per legittimi scopi aziendali.

Le informazioni dell’utente possono essere trattate e archiviate in Paesi diversi dal proprio, anche su infrastrutture gestite dai nostri fornitori di servizi. Laddove richiesto, ci basiamo su garanzie adeguate (quali le clausole contrattuali standard) per i trasferimenti transfrontalieri.

Il Servizio è destinato all’utilizzo da parte dei dipendenti e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali da soggetti di età inferiore ai 16 anni. Qualora si ritenga che un minore ci abbia fornito dati personali, si prega di contattarci e provvederemo a cancellarli.

Potremmo aggiornare di volta in volta la presente Informativa sulla Privacy. Qualora apportiamo modifiche sostanziali, aggiorneremo la data di “Ultimo aggiornamento” riportata in alto e, ove opportuno, invieremo una notifica all’interno dell’applicazione. L’utilizzo continuato del Servizio da parte dell’utente dopo l’entrata in vigore delle modifiche comporta l’accettazione dell’informativa aggiornata.

Per qualsiasi domanda in merito alla presente Informativa sulla Privacy o alle modalità di trattamento dei propri dati, è possibile contattarci al seguente indirizzo: