Politique de confidentialité

Nous collectons les catégories d’informations suivantes :

Informations relatives au compte et au profil

Lorsqu’un compte est créé pour vous (par vous-même ou par votre employeur), nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre mot de passe (stocké sous forme chiffrée par notre prestataire d’authentification), votre rôle (employé, responsable ou administrateur) ainsi qu’une photo de profil facultative. Si vous vous connectez avec Google ou Apple, nous recevons votre nom et votre adresse e-mail de la part de ce fournisseur (et, dans le cas de Google, votre image de profil). Si vous utilisez Sign in with Apple et choisissez de masquer votre adresse e-mail, Apple nous communique une adresse e-mail relais privée à la place de votre adresse réelle.

Informations relatives à l’employeur et à l’organisation

Nom et coordonnées de l’entreprise, affectations aux succursales et aux départements, plannings d’équipes, zones de travail, fonction occupée, ainsi que l’équipe ou le responsable auquel vous êtes rattaché.

Données de localisation

Avec votre autorisation, nous collectons la localisation GPS précise de votre appareil aux moments où vous pointez à l’arrivée, pointez au départ et commencez ou terminez une pause, et — lorsque votre employeur a activé les fonctionnalités de présence en temps réel — pendant un service actif. La localisation est utilisée pour vérifier que les événements de présence se produisent au sein d’une zone de travail assignée (géorepérage) et, pour les responsables et administrateurs autorisés, pour afficher sur une carte en temps réel les membres de l’équipe ayant pointé. Consultez la section « Données de localisation » ci-dessous pour plus de détails et pour savoir comment désactiver cette fonction.

Données de présence et de travail

Heures de pointage à l’arrivée et au départ, relevés des pauses, nombre total d’heures travaillées, demandes de congés et d’absences, tâches qui vous sont assignées ou que vous créez ainsi que leur statut et leur avancement, et informations relatives à la paie telles que les heures travaillées et les montants de rémunération que votre employeur enregistre dans l’application.

Messages

Contenu des messages de discussion que vous envoyez à vos collègues et recevez d’eux via la fonctionnalité de messagerie intégrée à l’application.

Données relatives à l’appareil et aux notifications push

Modèle de l’appareil et système d’exploitation, version de l’application, préférence linguistique, état de la connexion réseau et un jeton de notification push (via Firebase Cloud Messaging) afin que nous puissions vous transmettre des notifications sur votre appareil.

Données d’utilisation et journaux

Journaux techniques de base relatifs à la manière dont le Service est consulté et utilisé, qui nous aident à préserver la sécurité et la fiabilité de l’application.

Nous utilisons les informations décrites ci-dessus afin de :

• Assurer le suivi du temps et des présences, y compris le pointage à l’arrivée et au départ et la gestion des pauses.
• Vérifier que les événements de présence se produisent au sein des zones de travail assignées et prévenir les relevés inexacts ou frauduleux.
• Permettre l’attribution et le suivi des tâches ainsi que la collaboration en équipe.
• Assurer le fonctionnement de la messagerie intégrée entre les membres de votre organisation.
• Gérer les demandes de congés, les rapports d’heures travaillées et les informations de paie pour le compte de votre employeur.
• Fournir aux responsables et administrateurs des analyses de présence, des rapports et une vue en temps réel des membres de l’équipe en service.
• Vous envoyer des notifications pertinentes pour votre travail (par exemple, rappels de services, mises à jour de tâches, approbations).
• Vous authentifier, sécuriser votre compte et assurer l’assistance à la clientèle.
• Gérer l’abonnement de votre organisation et respecter nos obligations légales.

Si vous vous trouvez dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes : l’exécution d’un contrat (pour vous fournir le Service, à vous et à votre employeur) ; les intérêts légitimes (pour sécuriser, maintenir et améliorer le Service) ; le consentement (pour l’accès à la localisation précise et les notifications push, que vous pouvez retirer à tout moment dans les paramètres de votre appareil) ; et l’obligation légale (lorsque la loi nous impose de conserver ou de divulguer des données). Lorsque OrkaWork agit en qualité de sous-traitant pour votre employeur, ce dernier est responsable de la base juridique de son traitement.

La localisation est essentielle à la vérification des présences ; nous tenons donc à être clairs à ce sujet :

• Nous n’accédons à la localisation qu’après que vous avez accordé l’autorisation via le système d’exploitation de votre appareil.
• La localisation précise est enregistrée lors des événements de présence (pointage à l’arrivée, pointage au départ, début et fin de pause) et, lorsque votre employeur active la présence en temps réel, pendant que vous êtes en service actif.
• La localisation est utilisée pour confirmer que vous vous trouvez dans une zone de travail assignée et pour afficher le personnel en service aux responsables autorisés sur une carte en temps réel — elle n’est pas utilisée à des fins publicitaires et n’est jamais vendue.
• Vous pouvez désactiver l’accès à la localisation à tout moment dans les paramètres de votre appareil. Cette désactivation peut vous empêcher de pointer ou d’utiliser les fonctionnalités dépendant de la localisation, et votre employeur peut l’exiger comme condition du suivi des présences.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous les partageons uniquement comme suit :

Avec votre employeur / organisation

OrkaWork est un produit destiné aux équipes. Vos relevés de présence, vos heures travaillées, votre localisation lors des événements de présence, vos tâches, vos demandes de congés, vos données de paie et vos messages sont visibles par les administrateurs et responsables autorisés au sein de votre organisation, selon leur rôle et leurs autorisations.

Avec des prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires d’infrastructure de confiance pour faire fonctionner le Service. Ils ne traitent les données que sur nos instructions :

• Amazon Web Services (AWS) — hébergement cloud, authentification (Amazon Cognito), base de données, stockage de fichiers (Amazon S3) et acheminement des e-mails. Les données sont stockées sur l’infrastructure AWS.
• Google Firebase Cloud Messaging — acheminement des notifications push vers votre appareil.
• Google Sign-In et Sign in with Apple — authentification facultative si vous choisissez de vous connecter avec Google ou Apple.

Pour des raisons juridiques

Nous pouvons divulguer des informations si la loi, une réglementation, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale l’exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et les biens d’OrkaWork, de nos utilisateurs ou du public.

Transferts d’entreprise

Si OrkaWork participe à une fusion, une acquisition ou une cession d’actifs, vos informations peuvent être transférées dans le cadre de cette transaction. Nous vous informerons de tout changement de propriété ou d’utilisation de vos données personnelles.

Nous conservons les données personnelles tant que votre compte est actif et aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service à votre organisation. Les relevés de présence, de paie et d’heures travaillées peuvent être conservés plus longtemps lorsque votre employeur ou la loi applicable l’exige. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons. Étant donné que votre employeur contrôle les données de son compte, la conservation de vos dossiers professionnels est principalement déterminée par les politiques de votre employeur.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données, notamment le chiffrement des données en transit, des contrôles d’accès et une infrastructure cloud gérée. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de protéger vos informations et de remédier rapidement aux vulnérabilités.

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer du droit d’accéder à vos données personnelles, de les corriger, de les supprimer ou de les exporter, de vous opposer à certains traitements ou de les restreindre, et de retirer votre consentement. Étant donné que votre employeur contrôle généralement vos données professionnelles, veuillez adresser ces demandes en priorité à votre organisation ; vous pouvez également nous contacter à l’adresse info@orkawork.com et nous vous aiderons à orienter ou à satisfaire votre demande. Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

Résidents de Californie (CCPA/CPRA)

Nous ne vendons ni ne partageons vos informations personnelles à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle. Les résidents de California peuvent demander l’accès à leurs informations personnelles ou leur suppression et ne feront l’objet d’aucune discrimination pour avoir exercé ces droits.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte et des données personnelles associées en nous contactant à l’adresse info@orkawork.com ou en vous adressant à l’administrateur de votre organisation. Certains dossiers peuvent être conservés lorsque cela est requis à des fins légales, de paie ou d’intérêts commerciaux légitimes.

Vos informations peuvent être traitées et stockées dans des pays autres que le vôtre, y compris sur des infrastructures exploitées par nos prestataires de services. Lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur des garanties appropriées (telles que les clauses contractuelles types) pour les transferts transfrontaliers.

Le Service est destiné à être utilisé par des employés et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de toute personne âgée de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications substantielles, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, nous vous en informons au sein de l’application. Le fait que vous continuiez à utiliser le Service après l’entrée en vigueur des modifications signifie que vous acceptez la politique mise à jour.

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont vos données sont traitées, contactez-nous à l’adresse suivante :