Datenschutzerklärung

Wir erheben die folgenden Kategorien von Informationen:

Konto- und Profilinformationen

Wenn ein Konto für Sie erstellt wird (durch Sie oder Ihren Arbeitgeber), erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Passwort (in gehashter Form durch unseren Authentifizierungsanbieter gespeichert), Ihre Rolle (Mitarbeiter, Manager oder Administrator) sowie ein optionales Profilfoto. Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, erhalten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse von diesem Anbieter (und von Google Ihr Profilbild). Wenn Sie Sign in with Apple verwenden und sich dafür entscheiden, Ihre E-Mail-Adresse zu verbergen, stellt Apple uns anstelle Ihrer echten E-Mail-Adresse eine private Relay-E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Arbeitgeber- und Organisationsinformationen

Firmenname und -angaben, Zuordnungen zu Niederlassungen und Abteilungen, Schichtpläne, Arbeitszonen, berufliche Funktion sowie das Team oder der Vorgesetzte, an den Sie berichten.

Standortdaten

Mit Ihrer Einwilligung erheben wir den präzisen GPS-Standort Ihres Geräts zu den Zeitpunkten, an denen Sie sich anmelden, abmelden sowie eine Pause beginnen oder beenden, und – sofern Ihr Arbeitgeber Funktionen zur Live-Anwesenheitserfassung aktiviert hat – während einer aktiven Schicht. Der Standort wird verwendet, um zu überprüfen, ob Anwesenheitsereignisse innerhalb einer zugewiesenen Arbeitszone stattfinden (Geofencing), und um autorisierten Managern und Administratoren angemeldete Teammitglieder auf einer Live-Karte anzuzeigen. Weitere Einzelheiten und Informationen zur Deaktivierung finden Sie im Abschnitt „Standortdaten“ weiter unten.

Anwesenheits- und Arbeitsdaten

An- und Abmeldezeiten, Pausenaufzeichnungen, geleistete Gesamtarbeitszeit, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Aufgaben, die Ihnen zugewiesen oder von Ihnen erstellt wurden, sowie deren Status und Fortschritt, und lohnbezogene Informationen wie geleistete Arbeitsstunden und Vergütungsangaben, die Ihr Arbeitgeber in der App erfasst.

Nachrichten

Inhalte von Chat-Nachrichten, die Sie über die integrierte Nachrichtenfunktion an Kollegen senden und von diesen empfangen.

Geräte- und Push-Benachrichtigungsdaten

Gerätemodell und Betriebssystem, App-Version, Spracheinstellung, Status der Netzwerkverbindung sowie ein Push-Benachrichtigungs-Token (über Firebase Cloud Messaging), damit wir Benachrichtigungen an Ihr Gerät zustellen können.

Nutzungs- und Protokolldaten

Grundlegende technische Protokolle darüber, wie auf den Dienst zugegriffen und wie er genutzt wird, die uns helfen, die App sicher und zuverlässig zu halten.

Wir verwenden die oben beschriebenen Informationen, um:

• Zeit- und Anwesenheitserfassung bereitzustellen, einschließlich An- und Abmeldung sowie Pausenverwaltung.
• Zu überprüfen, dass Anwesenheitsereignisse innerhalb zugewiesener Arbeitszonen stattfinden, und ungenaue oder betrügerische Aufzeichnungen zu verhindern.
• Aufgabenzuweisung, -verfolgung und Teamzusammenarbeit zu ermöglichen.
• Die integrierte Nachrichtenfunktion zwischen Mitgliedern Ihrer Organisation zu betreiben.
• Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung und Lohninformationen für Ihren Arbeitgeber zu verwalten.
• Managern und Administratoren Anwesenheitsanalysen, Berichte und eine Live-Ansicht der im Dienst befindlichen Teammitglieder bereitzustellen.
• Ihnen für Ihre Arbeit relevante Benachrichtigungen zu senden (z. B. Schichterinnerungen, Aufgabenaktualisierungen, Genehmigungen).
• Sie zu authentifizieren, Ihr Konto zu sichern und Kundensupport bereitzustellen.
• Das Abonnement Ihrer Organisation zu verwalten und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum oder im Vereinigten Königreich befinden, stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen: Erfüllung eines Vertrags (um Ihnen und Ihrem Arbeitgeber den Dienst bereitzustellen); berechtigte Interessen (um den Dienst zu sichern, aufrechtzuerhalten und zu verbessern); Einwilligung (für den Zugriff auf den präzisen Standort und für Push-Benachrichtigungen, die Sie jederzeit in Ihren Geräteeinstellungen widerrufen können); und gesetzliche Verpflichtung (sofern das Gesetz uns zur Aufbewahrung oder Offenlegung von Daten verpflichtet). Sofern OrkaWork als Auftragsverarbeiter für Ihren Arbeitgeber tätig ist, ist der Arbeitgeber für die Rechtsgrundlage seiner Verarbeitung verantwortlich.

Der Standort ist für die Anwesenheitsüberprüfung von zentraler Bedeutung, daher möchten wir hierzu Klarheit schaffen:

• Wir greifen erst dann auf den Standort zu, nachdem Sie die Berechtigung über das Betriebssystem Ihres Geräts erteilt haben.
• Der präzise Standort wird bei Anwesenheitsereignissen (Anmeldung, Abmeldung, Pausenbeginn/-ende) erfasst und, sofern Ihr Arbeitgeber die Live-Anwesenheitserfassung aktiviert, während Sie sich in einer aktiven Schicht befinden.
• Der Standort wird verwendet, um zu bestätigen, dass Sie sich innerhalb einer zugewiesenen Arbeitszone befinden, und um autorisierten Managern im Dienst befindliches Personal auf einer Live-Karte anzuzeigen – er wird nicht für Werbezwecke verwendet und niemals verkauft.
• Sie können den Standortzugriff jederzeit in Ihren Geräteeinstellungen deaktivieren. Dies kann Sie daran hindern, sich anzumelden oder standortabhängige Funktionen zu nutzen, und Ihr Arbeitgeber kann dies als Voraussetzung für die Anwesenheitserfassung verlangen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie ausschließlich wie folgt weiter:

An Ihren Arbeitgeber / Ihre Organisation

OrkaWork ist ein Produkt für Teams. Ihre Anwesenheitsaufzeichnungen, Arbeitszeiten, Ihr Standort bei Anwesenheitsereignissen, Aufgaben, Urlaubsanträge, Lohndaten und Nachrichten sind für autorisierte Administratoren und Manager innerhalb Ihrer Organisation entsprechend ihrer Rolle und ihren Berechtigungen sichtbar.

An Dienstleister

Wir setzen vertrauenswürdige Infrastrukturanbieter ein, um den Dienst zu betreiben. Diese verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen:

• Amazon Web Services (AWS) – Cloud-Hosting, Authentifizierung (Amazon Cognito), Datenbank, Dateispeicherung (Amazon S3) und E-Mail-Zustellung. Die Daten werden auf der Infrastruktur von AWS gespeichert.
• Google Firebase Cloud Messaging – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Ihr Gerät.
• Google Sign-In und Sign in with Apple – optionale Authentifizierung, sofern Sie sich für die Anmeldung mit Google oder Apple entscheiden.

Aus rechtlichen Gründen

Wir können Informationen offenlegen, sofern dies gesetzlich, aufgrund von Vorschriften, gerichtlichen Verfahren oder behördlicher Anordnung erforderlich ist, oder um die Rechte, die Sicherheit und das Eigentum von OrkaWork, unseren Nutzern oder der Öffentlichkeit zu schützen.

Unternehmensübergänge

Sofern OrkaWork an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt ist, können Ihre Informationen im Rahmen dieser Transaktion übertragen werden. Wir werden Sie über jede Änderung der Eigentumsverhältnisse oder der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist und wie es erforderlich ist, um Ihrer Organisation den Dienst bereitzustellen. Anwesenheits-, Lohn- und Arbeitszeitaufzeichnungen können länger aufbewahrt werden, sofern Ihr Arbeitgeber oder das anwendbare Recht dies verlangt. Sobald Daten nicht mehr benötigt werden, löschen oder anonymisieren wir sie. Da Ihr Arbeitgeber die Kontodaten kontrolliert, richtet sich die Aufbewahrung Ihrer Arbeitsaufzeichnungen in erster Linie nach den Richtlinien Ihres Arbeitgebers.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen und verwalteter Cloud-Infrastruktur. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung ist vollständig sicher, sodass wir keine absolute Sicherheit garantieren können; wir bemühen uns jedoch, Ihre Informationen zu schützen und Schwachstellen umgehend zu beheben.

Je nachdem, wo Sie wohnen, haben Sie möglicherweise das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen, zu löschen oder zu exportieren, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder diese einzuschränken sowie Ihre Einwilligung zu widerrufen. Da Ihr Arbeitgeber in der Regel Ihre Arbeitsdaten kontrolliert, richten Sie diese Anfragen bitte zunächst an Ihre Organisation; Sie können sich außerdem unter info@orkawork.com an uns wenden, und wir werden Ihnen helfen, Ihre Anfrage weiterzuleiten oder zu erfüllen. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen.

Einwohner von California (CCPA/CPRA)

Wir verkaufen oder teilen Ihre personenbezogenen Informationen nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung. Einwohner von California können Zugang zu ihren personenbezogenen Informationen oder deren Löschung verlangen und werden für die Ausübung dieser Rechte nicht benachteiligt.

Sie können die Löschung Ihres Kontos und der damit verbundenen personenbezogenen Daten beantragen, indem Sie sich unter info@orkawork.com an uns wenden oder den Administrator Ihrer Organisation darum bitten. Einige Aufzeichnungen können aufbewahrt werden, sofern dies aus rechtlichen, lohnbezogenen oder berechtigten geschäftlichen Gründen erforderlich ist.

Ihre Informationen können in anderen Ländern als Ihrem eigenen verarbeitet und gespeichert werden, einschließlich auf Infrastruktur, die von unseren Dienstleistern betrieben wird. Sofern erforderlich, stützen wir uns bei grenzüberschreitenden Übermittlungen auf geeignete Garantien (wie Standardvertragsklauseln).

Der Dienst ist für die Nutzung durch Arbeitnehmer bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Sollten Sie der Ansicht sein, dass uns ein Kind personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden diese löschen.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, aktualisieren wir das oben angegebene Datum „Zuletzt aktualisiert“ und benachrichtigen Sie gegebenenfalls innerhalb der App. Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der Änderungen bedeutet, dass Sie die aktualisierte Erklärung akzeptieren.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Handhabung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns unter: